Parece una tontería pero resulta casi tan importante la apariencia del documento que presentamos como el contenido del trabajo en sí. Recordad que no solo es importante el producto sino también el envase y que por ello no debemos descuidar este aspecto a la hora de entregar los trabajos o proyectos de clase.

En este sentido, este documento pretende ser solo una guía de referencia para la presentación de documentos en la que se mencionan aspectos tanto de la presentación como de los contenidos que se pueden (o deben) incluir según se necesiten.

En cuanto a los contenidos no cabe duda que para comenzar todo documento/proyecto debe llevar una PORTADA. Esta portada contendrá el TÍTULO del trabajo/proyecto, el AUTOR/AUTORES del mismo, a quién va dirigido, la FECHA y en muchos casos puede ser interesante incluir también una VERSIÓN del documento.

Justo después de la portada, lo siguiente que debemos añadir será una HOJA EN BLANCO. Esta hoja nos separará el contenido principal y dará a nuestro documento un aspecto mucho más “profesional”.

Tras la hoja en blanco llega el turno del ÍNDICE. Ni que decir tiene que será un índice automático generado por WORD y que se actualizará de acuerdo a los apartados y páginas que vayamos añadiendo a nuestro documento. Que no sabéis como se hace eso???? Bueno, pues mandadme un correo y os lo cuento?

Otra cosa que no puede faltar es un RESUMEN o ABSTRACT en el que explicar un poco en qué consiste el documento y los objetivos y conclusiones que se pretenden alcanzar con él.

Tras estos apartados digamos introductorios va llegando la hora de meternos en faena y pasar a las secciones con más contenido del documento.

La primera de estas secciones será una INTRODUCCIÓN en la que se hará mención a la situación de partida previa a la realización del proyecto/trabajo. No debe faltar aquí una mención concreta al propósito del proyecto/trabajo.

Posteriormente incluiremos lo que podemos llamar DESARROLLO que es donde irá la miga del proyecto/trabajo. Aquí podremos hacer varias divisiones en sub-apartados para poder incluir un ANÁLISIS y unas SOLUCIONES. Y decimos soluciones en plural y no solución ya que nuestro deber será ofrecer varias posibles soluciones que se adecuen a las necesidades y decidir posteriormente la más adecuada.

El siguiente apartado que no puede faltar por tanto es el de CONCLUSIONES/RECOMENDACIONES donde partiendo de las soluciones anteriores y de las necesidades planteadas en la introducción se presentará la recomendación de una de las soluciones anteriores.

Aparte de estos apartados, puede ser más que interesante adjuntar una BIBLIOGRAFÍA completa con todas las fuentes utilizadas para la elaboración del trabajo. En este caso, si la referencia utilizada es una página web, debemos incluir la fecha en la que la consultamos.

Un apartado más que no debería faltar serían los ANEXOS donde podremos incluir presupuestos, imágenes, diagramas o cualquier información adicional que sea interesante para el propósito del trabajo.

Para finalizar nuestro trabajo/proyecto solo queda una cosa más: una última hoja en blanco para mejorar el acabado y la presentación de nuestro documento.

Una vez definidos los contenidos que debe tener nuestro documento, solo nos queda dar un formato y estilos al mismo de calidad. Existen una serie de recomendaciones o normas más o menos admitidas al respecto que pasamos a enumerar.

En cuanto al tipo de letra debemos considerar cualquiera de las fuentes que son “amigables” para facilitar su lectura. De entre todas podemos destacar las fuentes SANS SERIF como la ARIAL, HELVETICA, VERDANA o TAHOMA. Cualquiera de ellas es perfectamente válida para nuestro documento, haciendo especial mención a que si el documento va a ser leído en una pantalla y no impreso, la mejor letra para ello será la VERDANA.

El siguiente aspecto a considerar será el tamaño. Basta con una letra a 11 o 12 puntos para que el documento sea perfectamente legible. Tamaños mayores o menos de letra pueden dificultar la lectura del mismo.

En cuanto al color del texto… pues parece que el negro es el más común, no solo porque resulta serio y elegante, sino porque además es el más fácil de leer dado su mayor contraste con el color del fondo en blanco.

Solo se permite el uso de otro color distinto del negro para los hipervínculos (azul) y para los títulos de los apartados y subapartados en caso de que así se desee.

El texto de los párrafos debe llevar un interlineado de 1,5 para favorecer la lectura y no recargar las páginas con excesivos contenidos que puedan llevar a agobiar literalmente al lector.

De igual forma, se debe dejar una distancia de separación entre párrafos que favorezca la comprensión del texto. Esta separación no tiene por qué ser de una línea en blanco sino que se puede ajustar desde las propiedades de estilo de los párrafos.

Por último, pero no menos importante, es la presentación completa de la página que viene definida por los márgenes aplicados al documento. Como norma general podemos establecer un margen único de 3 cm para cada lado de la página, y solo en caso de que el documento vaya a ser encuadernado, el margen izquierdo se debería ampliar a 4 cm.

Solo queda recordar que todos estos aspectos relacionados con el estilo del documento deben modificarse no directamente sobre el texto del documento, sino mediante la aplicación de los estilos correspondientes que podemos encontrar en la barra de formato.

Para modificar cualquiera de los estilos disponibles o crear estilos personalizados por nosotros mismos bastará acceder al menú de FORMATO y seleccionar la opción de ESTILOS Y FORMATOS. Desde ahí podremos modificar la práctica totalidad de aspectos mencionados a lo largo de esta guía.

Ya sólo nos quedan dos cosas para que nuestro documento esté completo: numerar todas las páginas y añadir un encabezado con el título del documento, los autores y la fecha excepto en la portada y en las dos hojas en blanco.

Espero que esta guía os resulte útil y podáis aplicar sus recomendaciones en los trabajos o proyectos que tengáis que presentar en clase. Recordad que siguiendo estas recomendaciones el trabajo de dar formato a los documentos se realizará una sola vez, pudiendo utilizar los estilos definidos en un documento para otros guardando copias del mismo y modificando los contenidos.

Finalmente, si encontráis cualquier error o elemento que pueda ser mejorado no dudéis en hacérmelo llegar para incorporarlo a próximas versiones de esta guía.

Oscar Rodríguez

orodriguez@decroly.com